ハンコをPDFに貼っただけで「DXです」と言うな

まず初めに

結論から言う。ハンコをPDFに貼っただけの会議室で「これがDXです」とドヤ顔されたら、その場で疑ったほうがいい。紙がモニターに変わっただけで、作業の手間は1ミリも減っていない。看板だけ付け替えて中身が変わっていない現場は、DXという名の分厚いカタログを開いたまま、いまだに何も注文していない状態に近い。※個人の感想です

何が起きているのか

多くの企業や自治体が「DX推進」を掲げています。

一方で、現場では「システムが増えただけで仕事は減っていない」という感覚も生じています。この差は、置き換えにとどまっているのか、流れを変えたのかの違いから生まれます。

システムを1個入れるたびに、覚えるパスワードだけが1個ずつ増えていく現場もある。

デジタル化とDXの違い

具体例で見ると分かりやすくなります。

申込書の処理を例にすると:

• 置き換えにとどまる例 — 申込書をPDFにする。印刷して押印し、スキャンして送り返す。紙の作業がそのまま残る
• 流れを変えた例 — 申込みをWebフォームにする。承認は画面上で行い、完了通知は自動で送られる。印刷も押印もなくなる

前者では作業時間はほぼ変わりません。後者では作業自体が消えています。「PDF化」と「DX」は似た響きの言葉ですが、実際にやっていることの中身はまったく別物です。

なぜ重要なのか

DXが目的化すると、ツールの導入自体が成果として扱われてしまいます。

その結果、現場の作業は減らないまま、覚えるべきシステムだけが増えるという状態が生まれます。判断基準を「何がなくなったか」に置くと、この状態を避けやすくなります。「新しいシステムを導入しました」という報告と、「この作業がなくなりました」という報告は、似ているようでまったく違う種類の成果です。

なぜ「置き換えだけ」で終わりがちなのか

置き換えだけのDXが繰り返される理由の一つは、既存の業務フローそのものに手をつけるより、道具だけを新しくするほうが、社内の合意を取りやすく、早く「進めている感」を出せるためです。業務フローの見直しは、関係者との調整や、これまでのやり方を変えることへの抵抗が伴うため、時間もかかります。結果として、目に見えやすい「システム導入」だけが先行し、肝心の作業そのものは紙の時代のまま生き残る、という状況が起きやすくなります。

私たちへの影響

IT部門でなくても、DXの取り組みには次の形で関わることになります。

• 現在の業務の流れを説明する
• どの作業に時間がかかっているかを伝える
• 新しい流れを試し、問題点を返す

ここで最も価値があるのは、「この作業は何のためにあるのか説明できない」という指摘です。目的が失われた作業は、デジタル化する前になくすべき対象だからです。目的の分からない作業をそのままデジタル化すると、意味の分からない作業がただ速くなるだけで終わります。

初心者が知っておくべきこと

DXの文脈では、クラウド、SaaS、API、内製化といった言葉がよく出てきます。

すべてを理解する必要はありませんが、「その仕組みを使うと、どの作業がなくなるのか」を質問できるようにしておくと、議論に参加しやすくなります。専門用語を覚えることより、この一つの質問を持っておくことのほうが、現場の立場からは効果があります。

「うちの会社は遅れている」と焦る前に

DXが進んでいる企業の事例を見て、自社の遅れを焦る声もよく聞かれます。しかし、業種や業務内容によって、デジタル化で削減できる作業の量には大きな差があります。他社の事例をそのまま真似ても、自社の業務構造に合っていなければ効果は出ません。比較すべきは他社の進捗ではなく、自社の中で「なくせるはずなのに残っている作業」がどれだけあるか、という点です。

経営層が見ている指標と現場の実感のズレ

経営層がDXの進捗を評価するとき、導入したシステムの数や投資額といった、目に見えやすい指標を使いがちです。一方で現場が実感するのは、目の前の作業が実際に減ったかどうかという体感です。この2つの指標は一致するとは限らず、投資額としては立派な実績が積み上がっていても、現場の作業量がまったく変わっていない、という状況が普通に起こり得ます。経営層への報告に「作業時間がどれだけ減ったか」を必ず含めるようにするだけで、このズレはかなり見えやすくなります。

導入したシステムの数を自慢する報告書ほど、現場の残業時間には触れない傾向がある。

小さく始めることの価値

大がかりなDXプロジェクトほど、途中で目的があいまいになりやすい傾向があります。逆に、特定の部署の一つの作業だけを対象にした小さな取り組みは、成果が「なくなった作業」として明確に見えやすく、社内で効果を説明しやすいという利点があります。小さな成功事例を積み重ねてから対象を広げるほうが、最初から全社一斉に大きな仕組みを入れるよりも、失敗した時の手戻りも小さく済みます。

IT Postの見方

IT Postでは、DXの成否を分けるのは技術ではなく、現場が「なくしていい作業」を言える状態にあるかどうかだと考えます。

技術の選定は専門家が担えますが、どの作業が不要かを知っているのは現場だけです。高価なシステムを導入して満足するのは簡単ですが、現場の声を聞かずに進めたDXは、たいてい「システムだけ増えて楽になっていない」という同じ結末にたどり着きます。カタログの分厚さと、現場の残業時間は、残念ながら反比例しません。※個人の感想です

今後どうなりそうか

生成AIの普及により、これまで自動化が難しかった文書作成や問い合わせ対応も対象に入ってきました。

一方で、判断を伴う業務をそのまま任せられるわけではないため、人が確認する工程をどこに置くかの設計が、次の論点になっていくと考えられます。