もう少し詳しく

RFPとは、英語の「Request for Proposal」の略で、発注者(企業や行政機関など)が、システムやサービスの導入を外部の事業者に依頼する際に、必要な要件・条件・評価基準をまとめて提示し、具体的な提案を募るための文書のことです。発注者はRFPを複数の事業者に送付し、各社から提出された提案書を、RFPに示した基準に沿って比較・評価します。これにより、発注者は要件を明確にしたうえで、複数の提案を公平に比較できるようになります。

どこで使われるか

RFPは、企業がシステム開発・業務委託先を選ぶ際や、行政機関が入札を行う際に広く使われます。特に行政機関の調達では、公平性・透明性を保つために、RFPに基づいた提案の提出と評価のプロセスが制度として定められていることが多くあります。近年は、AIを使って提案書の内容をRFPの要件や関連する規則と自動で照合し、評価の根拠を整理する取り組みも登場しています。

身近な例

会社が新しい業務システムを導入する際に、複数のIT企業に「こういう機能が欲しい、予算はこれくらい」という条件を文書にまとめて送り、各社からの提案書を比較して発注先を決める、というプロセスがRFPを使った典型的な流れです。行政機関が公共工事やシステム開発を外部に発注する際の入札でも、同様の仕組みが使われています。

注意点

RFPに示す要件があいまいだと、事業者から的外れな提案が集まったり、後になって「言っていたことと違う」という認識にんしきのズレが生じたりすることがあります。発注者側は、必要な機能・条件・評価基準をできるだけ具体的に書くことが重要です。また、提案を比較する際は、価格だけでなく、要件への適合度や実績なども含めて、あらかじめ決めた基準に沿って公平に評価する必要があります。